HTIQUE tổ chức công việc phía sau màn hình bán hàng
Trong khu vực xử lý hàng của Công ty TNHH Thời trang HTIQUE, các gói trang phục đã được bọc bảo quản nằm trên bàn và kệ. Nhân sự sắp xếp sản phẩm, nhận diện từng loại hàng và chuẩn bị cho những bước tiếp theo. Khác với hình ảnh trang phục được phối chỉnh trước máy quay, công việc tại đây tập trung vào sự chính xác của hàng hóa và thông tin đơn mua.
Bán thời trang trực tuyến có một đặc thù: cùng một kiểu áo có thể khác màu, kích cỡ hoặc phiên bản. Trên màn hình, khách hàng chỉ chọn từ danh mục; phía sau, bộ phận kho phải chuyển lựa chọn ấy thành sản phẩm thực tế được chuẩn bị để giao. Chỉ một sai lệch ở bước nhận diện cũng có thể khiến quá trình xử lý kéo dài hơn.
Khi khối lượng đơn tăng, việc sắp xếp hàng hóa cần phối hợp với nhóm tiếp nhận thông tin bán hàng. Hàng lưu kho, dữ liệu đơn và vật tư đóng gói không thể được xử lý như những công việc hoàn toàn tách biệt.
Nhân sự tại khu vực xử lý và sắp xếp sản phẩm của HTIQUE.
Từ dữ liệu mua hàng đến món đồ được chuẩn bị
Tại bàn điều phối, nhân sự HTIQUE sử dụng máy tính và thiết bị hỗ trợ để tiếp nhận thông tin phục vụ xử lý đơn. Công việc sau đó liên quan đến việc đối chiếu dữ liệu với hàng hóa ở kho, chuyển sản phẩm sang công đoạn đóng gói và kiểm tra lại thông tin cần dùng cho giao nhận.
Điều quan trọng không chỉ là hệ thống có ghi nhận một đơn hàng hay không. Người chuẩn bị hàng phải biết đơn đó thuộc mẫu nào, lựa chọn kích cỡ ra sao và kiện hàng nào tương ứng với thông tin giao nhận. Sự kết nối giữa phần dữ liệu và sản phẩm thực tế giúp giảm nguy cơ sai sót khi đơn đi qua nhiều vị trí làm việc.
Theo bà Trịnh Thị Hương Thảo, người sáng lập HTIQUE, đã có những giai đoạn tốc độ tăng trưởng đơn hàng vượt nhịp đáp ứng của nhân sự và quy trình. Áp lực không riêng ở kho mà còn liên quan đến chất lượng hàng, giao nhận và chăm sóc khách hàng. Từ thực tế đó, thương hiệu điều chỉnh cách phân chia trách nhiệm và phối hợp giữa các nhóm.
Một vị trí làm việc với thông tin phục vụ hoạt động xử lý đơn hàng.
Đóng gói sản phẩm: khâu nhỏ, yêu cầu không nhỏ
Ở vị trí chuẩn bị kiện, nhân sự đưa trang phục đã bọc vào túi chuyển hàng, sắp xếp vật tư và hoàn thiện các bước đóng gói. Những thao tác này tuy quen thuộc nhưng đòi hỏi sự cẩn thận, bởi sản phẩm trong túi cần tương ứng với thông tin đã được tiếp nhận từ người mua.
Với trang phục, ngoài đúng mẫu, người chuẩn bị còn phải chú ý việc bảo quản trong quá trình xử lý. Bao bì cần thích hợp với sản phẩm; nhãn kiện hàng phải gắn với đúng đơn để phục vụ công đoạn giao nhận. Nếu dữ liệu ở khâu trước bị lệch, việc đóng gói có thể phải làm lại và ảnh hưởng đến tiến độ chung.
Tại HTIQUE, hoạt động kho được phân chia cùng những bộ phận khác thay vì dồn mọi tình huống phát sinh về người điều hành. Đó là cách tổ chức hướng tới việc xác định rõ phần việc từ tiếp nhận thông tin đến hoàn thiện kiện hàng.
Công đoạn đưa trang phục vào túi chuyển hàng tại HTIQUE.
HTIQUE kết nối kho hàng với khâu giao nhận
Sau khi sản phẩm được đưa vào túi, nhân sự tiếp tục xử lý phần nhãn vận chuyển và chuẩn bị các kiện hàng. Nhãn giúp liên kết kiện thực tế với thông tin đơn, còn việc sắp xếp và kiểm tra trước bàn giao là bước chuyển tiếp giữa khu vực kho và đơn vị giao nhận.
Công việc không kết thúc hoàn toàn ở thời điểm kiện rời kho. Khi phát sinh vấn đề trong vận chuyển hoặc khách hàng cần hỗ trợ, bộ phận vận hành có thể phải phối hợp với nhóm chăm sóc khách hàng để đối chiếu thông tin và xử lý. Bởi vậy, chất lượng phục vụ phụ thuộc vào sự thông suốt của nhiều khâu, không riêng tốc độ đóng gói.
Một video có thể khiến người xem quan tâm đến chiếc áo trong vài giây, còn việc nhận đúng sản phẩm là kết quả của hàng loạt thao tác phía sau. Với HTIQUE, khu vực kho phản ánh mặt ít được nhìn thấy của hoạt động kinh doanh trên nền tảng số: sự chính xác của đơn hàng cần được duy trì ngay cả khi lượng người mua và nhịp xử lý thay đổi.
